こんにちは！
JWC講師の今村です。

前回は実際にタイピングチェックお疲れ様でした！
皆さんの平均を見てみるとおよそB＋といったところでしたね＾＾

平均基準を満たしている方は作業効率のためにもっと上のスコアを。
そして、今の時点では平均を下回ってしまっていたら日々練習をしてみてくださいね。

こうしてタイピングスピードをはじめ、
1ヶ月通してスケジュール管理、時間管理についてお話ししています。
このテーマについては悩んでいる人が多くてよくいただくご相談の一つでもあるからです。

特にセラピストという仕事をしていく上で、できた方がいいスキルにもなるので自分ができてないな、。。
苦手だなと思ったら繰り返し見返して実践して、時間貧乏から抜け出してください！

今回は、スケジュール管理術の実践編！おすすめの方法をご紹介します。

パーキンソンの法則

こんな逸話をご存知でしょうか？

孫に手紙を出すことを楽しみにしているおばあさんが２人いました。
一人目のおばあさんは、手紙に使う便箋を選び、書く言葉に思いを巡らせ、
一度書いては書き直しを続け、気づくとまる２日かけて、大切に手紙を書きあげました。
二人目のおばあさんは、「洗濯をして、掃除もして、ご飯も作って。手紙を書けるのはその後の２時間だけだ」と考えました。
後日、おばあさんたちは出来上がった手紙を出して、大満足。
受け取った孫たちも一生懸命書いてくれたことを嬉しく感じ、喜びました。
おばあさんたちの書いた手紙の枚数も同じで、唯一違ったのは、手紙を書くのに費やした時間でした。

この話を聞いて何を思いますか？

この話からわかるのは、
本当は時間が無ければ無い中で出来る実力があるのに、
人は使える時間いっぱいまで時間を使ってしまうということ。
これをパーキンソンの法則といいます。

毎日忙しくて時間がない、やりたいことはあるけど時間がなくて始められない……。
そんな風に思っているのであれば、このパーキンソンの法則が働いているのかもしれません。

こんな経験をしたことがある方もいるかもしれません。
忙しい職場で働いていて、一人退職することになりました。
それまでみんないっぱいいっぱいで仕事をしていたから、一人減ることにとても不安に感じていました。
でもしばらく経ってみると、相変わらず忙しいのは変わらないけど一人減っても仕事が回っている。
これは職場ではよくあることです。

実際の事例でも、イギリスの官僚を観察した際に、
仕事の量が変わらないのにもかかわらず、役人の数は増えているということがありました。

例えば本来３人でできる仕事を５人与えられることで、
無意識のうちに自ら仕事を作り出してしまい、仕事量を増やしてしまうんです。

忙しさも似ていますよね。
余った時間をあるだけ使ってしまうため、暇な時間なんてできないんです。

これをパーキンソンの法則の時間の膨張といいます。

自ら時間を膨張させて自由な時間を減らしてしまっていると思うと、とても怖いですよね。
そうならないためにも今日は対策をお伝えします。

時間の膨張を防ぐには

時間の膨張を防ぐために必要なのは、主体的に時間を管理することです。

限られた24時間という時間を、ただなんとなく過ごしていると
時間の膨張により、なんだか毎日忙しいというループにハマってしまいます。

主体的に時間を管理するためにはスケジュールに対して３つのことをする必要があります。

それは、

１、可視化する
２、見積もる
３、整理し、組み立てる

１つずつご説明します。

１、可視化する
時間というのは目に見えません。
この状態で主体的に管理するといっても難しいのが正直なところ。

時間がうまく使えない人の特徴として、いつのまにか時間がすぎてしまっていた、、、
という見えない時間の浪費や、1日を通して何に時間を使っているのかを把握していない人がほとんどです。

何に時間を使っているか明確にわかっていないわけですから、なんとなく時間がすぎて、
「なんだか毎日忙しいな」「やりたいことはあるのに時間が足りない」という風になってしまいます。

時間は常に足りないものだと意識しましょう。
そして仕事の上では時間は元からあるのではなく”作るもの”だと意識してください。

いつか暇になったり時間ができるなんてことはありません。

時間を作る際におすすめなのが以前もお伝えしたGoogleカレンダーです。

このようにGoogleカレンダーを使って時間を可視化しましょう。
毎日のスケジュールを入力しておくことで、何にどれだけ時間を使っているのかがよくわかります。

２、見積もる
Googleカレンダーになんとなくの予定を入れたら、実際にかかる時間を見積もっていきます。
例えば以前お伝えしましたがカウンセラーとして面談を行う場合でも、
面談の時間だけではなく別途準備の時間やまとめる時間が必要になります。
そういう時間もなるべく正確に見積もってカレンダーに反映していきます。

このように1日のスケジュールを確認・作成する時間もカレンダーに組み込みましょう。
そうしないと「忙しくてスケジュール管理する時間がない」という
以前もお伝えしたきこりのジレンマ状態になってしまいます。

いつまでも切れないのこぎりで効率悪く木を切り続けるきこりにならないようにしましょう。

３、整理し、組み立てる
可視化できてタスクを見積もることができたらあとはそれを整理して組み立てていきましょう。
「無駄になっている時間はないかな？」
「必要なことはスケジュールに反映されているかな？」
このようにチェックしていきます。

また、整理するためにプライベートのスケジュールと毎日のルーティーン、
カウンセラーの仕事など色分けしておくとわかりやすいですね。

例えば

ランチの後の開いた時間でちょこっとLINE返答をしておこう。
この日は面談が２つあるから2つ目の面談が終わってからまとめてカルテの整理をしよう。
土曜日は歯医者の予約があるからそれまでにコラムを終わらせよう。

こんな風に、整理しておくことでスムーズに効率よく複数のスケジュールをこなすことができます。

後回しにしがちな読書もスケジュールに初めから見積もっておくことで、
読書の時間をとることができますから「時間がなくて本が読めない…」ということもなくなります。

まさしく、時間は自分で作るもの！そのために活用しやすいのがGoogleカレンダーです。

Googleカレンダーで可視化する際に、カウンセラー以外のタスクも載せておくと
総合的に時間管理ができるのでおすすめです。

タスク機能もあるので、締め切りがあるものはタスク機能を積極的に使いましょう。

おわりに

自分の時間をGoogleカレンダーで可視化することによって、
時間が有限だということを思い出せますし、
時間が足りなければ何かを減らさなければならないことも見えてきますから、おすすめです。

脳は結局自分の都合のいいように思考してしまうものですから、
頭の中でだけスケジュールを立てていると辻褄が合わなくなります。

いつも忙しい人は大体脳内での感覚で時間管理をしています。

まずはご自身でGoogleカレンダーを開いてみて細かく予定を記入してみてください！

今日のワークは【実際にグーグルカレンダーに1日の予定を書き込んでみよう！】になります！
それに伴ってこちらへのコメントをするワークはありません。
是非実践してくださいね＾＾

では次回もお楽しみに！